Ein stark wachsendes E-Commerce Unternehmen mit Verkauf über mehrere Plattformen: Amazon, eBay und ein eigener Webshop verzeichnete jährlich über 160.000 Ausgangsrechnungen. Trotz hoher Umsätze blieb die buchhalterische Übersicht über offene Forderungen unklar. Ein interner Systemabgleich zeigte einen nicht zuordenbaren Betrag von über 60.000 Euro. Die Geschäftsführung konnte nicht nachvollziehen, welche Zahlungen tatsächlich eingegangen waren und welche Rechnungen noch offenstanden.
Die mangelnde Transparenz führte zu Unsicherheit in der Finanzplanung. Ohne klare Zuordnung zwischen Zahlungseingängen und Rechnungen war eine verlässliche Steuerung der Liquidität nicht möglich.
Im Projektverlauf wurden sämtliche relevanten Datenquellen miteinander verknüpft. Verkaufsdaten, Zahlungsinformationen von PayPal und Bankkonten sowie die Warenwirtschaft wurden in einem zentralen System zusammengeführt. Durch eine gezielte Analyse konnten alle Transaktionen eindeutig den jeweiligen Rechnungen zugeordnet werden. Die automatisierte Prüfung erkannte Unstimmigkeiten und ermöglichte eine lückenlose Nachverfolgung.
Die offenen Posten wurden vollständig bereinigt. Die Buchhaltung arbeitet nun mit einem automatisierten System, das sämtliche Zahlungsströme transparent abbildet. Die Geschäftsführung erhält verlässliche Informationen und kann fundierte Entscheidungen treffen. Die neue Lösung spart nicht nur Zeit, sondern schafft auch Vertrauen in die internen Prozesse und stärkt die finanzielle Stabilität des Unternehmens.
Die Einführung der neuen Lösung hatte nicht nur buchhalterische Vorteile, sondern wirkte sich auch positiv auf das Controlling aus. Durch die automatisierte Datenstruktur ist die Buchhaltung nun eine verlässliche Basis für Auswertungen und Prognosen. Besonders wertvoll ist die Möglichkeit, Unregelmäßigkeiten frühzeitig zu erkennen. Die Lösung ist skalierbar und wächst mit dem Unternehmen mit. Neue Vertriebskanäle oder Zahlungsanbieter lassen sich problemlos integrieren. Damit ist das Unternehmen nicht nur für die aktuelle Geschäftslage gut aufgestellt, sondern auch für zukünftige Entwicklungen im E-Commerce bestens gerüstet.
