Ein Beratungsunternehmen mit Fokus auf Privatkunden versendete seine Rechnungen bislang per E-Mail und verfolgte Zahlungseingänge manuell. Die Buchhaltung war mit der Kontrolle und Zuordnung der Zahlungen stark ausgelastet. Fehlerhafte Einträge und zeitliche Verzögerungen waren an der Tagesordnung. Die Prozesse waren nicht skalierbar und behinderten die Weiterentwicklung des Unternehmens.
Die fehlende Automatisierung führte zu einem hohen administrativen Aufwand. Es gab keine zentrale Übersicht über offene Rechnungen, Zahlungseingänge oder Mahnläufe. Die manuelle Bearbeitung war fehleranfällig und kostete wertvolle Ressourcen, die an anderer Stelle sinnhafter hätten eingesetzt werden können.
In enger Zusammenarbeit mit dem Unternehmen wurde eine Softwarelösung eingeführt, die das gesamte Forderungsmanagement digitalisiert. Rechnungen werden automatisch erstellt und versendet. Zahlungen über verschiedene Kanäle, darunter PayPal, Kreditkarte und Banküberweisung, werden direkt mit den entsprechenden Rechnungen verknüpft. Die Buchung erfolgt über eine strukturierte Datenübergabe, wodurch manuelle Eingriffe entfallen.
Die Automatisierung hat die Verwaltung spürbar entlastet. Zahlungseingänge werden zuverlässig erkannt und korrekt verbucht. Die Fehlerquote ist deutlich gesunken, die Bearbeitungszeit hat sich reduziert. Das Unternehmen kann sich nun wieder auf seine Beratungsleistung konzentrieren, während die Finanzprozesse im Hintergrund reibungslos laufen. Die digitale Lösung schafft Effizienz, Sicherheit und Skalierbarkeit.
Die Umstellung auf ein digitales Rechnungswesen hat die Arbeitsweise des Beratungsunternehmens grundlegend verändert. Wo zuvor Excel-Listen und manuelle Erinnerungen den Alltag bestimmten, sorgt nun ein automatisierter Workflow für Struktur und Übersicht. Die neue Lösung bietet zudem eine solide Grundlage für die Skalierung des Geschäfts. Neue Kunden, höhere Rechnungsvolumina oder zusätzliche Zahlungsarten lassen sich ohne Mehraufwand integrieren. Die digitale Infrastruktur schafft Freiräume für Wachstum und Innovation und macht das Unternehmen fit für die Zukunft.
